Buitengerechtelijk incassotraject
De eerste fase van een incassotraject is de buitengerechtelijke fase. Deze fase wordt ook wel de minnelijke fase genoemd.

In deze fase wordt een debiteur die reeds vervallen facturen heeft uitstaan allereerst aangesproken op zijn betaalverplichting. Een debiteur is een juridisch schuldenaar. De debiteur ontvangt een aanmaning, waarbij de debiteur meestal 2 weken geboden wordt om aan zijn betaalverplichting te voldoen. Dit traject geschiedt zonder incassokosten.

Nadat de aanmaning vervallen is, maakt een incassobureau een dossier aan. Tevens brengt het vanaf dit moment kosten in rekening. De maximale incassokosten zijn geregeld in artikel 2 van het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten.

In deze fase wordt meermaals contact opgenomen met de debiteur. Hierbij wordt deze bijvoorbeeld telefonisch, schriftelijk en digitaal gesommeerd de vervallen facturen te betalen. De frequentie van contact geschiedt, mede met het uitgangspunt tot klantbehoud, in overleg met de cliënt.

Een uitweg voor debiteuren die niet kunnen betalen, is vaak het aanbieden van een betalingsregeling. Mocht een debiteur onverwijld geen betalingsregeling willen treffen en blijft betaling uit, dan kan worden overgegaan tot de gerechtelijke fase.